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Relancer une facture impayée, de l'email automatique à la mise en demeure
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Relancer un client qui n'a pas payé est une tâche qu'on repousse facilement, par manque de temps ou par gêne à revenir dessus. Le problème, c'est que plus une créance vieillit, plus elle devient difficile à recouvrer intégralement. Voici ce qui peut être automatisé sans y penser, et ce qui ne doit jamais l'être.
Une seule relance automatique, jamais un rappel quotidien
Une relance automatique par e-mail, envoyée un nombre de jours fixe après l'échéance (15 jours par défaut, réglable), couvre le cas le plus fréquent : une facture simplement oubliée, qu'un rappel poli suffit à régler. Elle ne part qu'une seule fois par facture, jamais en boucle tant que la facture reste impayée : un rappel quotidien harcèlerait le client de l'artisan plutôt que de lui rendre service.
Cette relance reste désactivée par défaut. Changer le comportement d'e-mail vécu par les clients d'une entreprise sans qu'elle l'ait demandé n'a rien d'anodin ; l'activer est un choix délibéré, pas un réglage qu'on découvre après coup.
Ce que le retard signifie vraiment
Une facture en retard n'est pas encore une facture perdue. Elle indique surtout qu'un signal doit se déclencher avant que le retard ne devienne la norme sur ce client. Regarder régulièrement la liste des factures impayées, classées par ancienneté, permet de distinguer un retard de quelques jours (souvent sans gravité) d'un retard de plusieurs mois qui mérite un traitement différent.
Au-delà de la relance automatique : l'escalade manuelle
Si la relance amiable ne suffit pas, l'étape suivante reste une décision humaine : appel téléphonique, puis lettre de mise en demeure envoyée en recommandé avec accusé de réception, qui fixe formellement un délai de paiement avant toute action plus lourde. Entre professionnels, une indemnité forfaitaire de 40 euros pour frais de recouvrement est due de plein droit sur toute facture payée en retard, en plus des pénalités de retard. Leur taux est celui prévu au contrat, sans pouvoir descendre sous trois fois le taux d'intérêt légal ; à défaut, c'est le taux de refinancement de la BCE majoré de 10 points. Aucune de ces deux règles ne s'applique à un client particulier.
Cette étape ne s'automatise pas, et ne doit pas l'être : une mise en demeure envoyée au mauvais moment, sur un client avec qui une négociation est en cours, peut abîmer une relation commerciale pour un différend qui se serait réglé autrement.
Ne pas laisser toutes ses factures au même stade
Le vrai risque n'est pas une facture en retard isolée, c'est plusieurs factures qui s'accumulent au même stade faute d'un point régulier. Passer en revue ses impayés une fois par semaine, plutôt que de les découvrir en cherchant sa trésorerie disponible, transforme un problème global en une série de décisions simples, prises une facture à la fois.